¿Cómo mejorar la gestión de tu empresa?

La situación por la que están pasando hoy las empresas favorece la transformación digital y las soluciones digitales. Además, muchas están siendo forzadas a optar por el teletrabajo y por consiguiente, necesitan herramientas que faciliten la comunicación y la gestión empresarial. Te enseñamos y explicamos con qué herramientas digitales deberías contar para gestionar correctamente tu empresa.

¿Qué herramientas de gestión digitales necesitas?

Actualmente, la gestión empresarial ha evolucionado notablemente y las  empresas que niegan esta transformación digital quedan obsoletas a la hora de enfrentarse a los problemas como la crisis actual por la Covid-19.

Para aprovechar al máximo las características de estas herramientas, será necesario determinar cuáles son las necesidades de la empresa y qué objetivos desea alcanzar con las mismas. De este modo, le resultará más fácil elegir la herramienta adecuada a su empresa. 

Herramientas de administración 

• Office y similares

Muchas de las aplicaciones que ofrece office son muy recomendables para la gestión de una empresa. Sobre todo su versión cloud, que complementadas con la aplicación de almacenamiento que tiene Google (Google Drive),  son perfectas para trabajar y compartir información con el resto de nuestro equipo.

Las aplicaciones más usadas son documentos Google y hojas de cálculos, las cuales serían las sucedáneas a las aplicaciones de Excel y Word de formato cloud. Sin embargo, la comodidad de poder trabajar varias personas a la vez en el mismo documento, poder compartirlas con determinadas personas de tu departamento, organización, etc, hacen que se hayan convertido en una de las herramientas más utilizadas en las empresas. 

• Trello

Esta herramienta cambiará la organización de las tareas en tu empresa. Su diseño con diferentes tableros, para los diferentes departamentos de una empresa por ejemplo, y la facilidad de crear tarjetas, asignarlas a los usuarios del tablero, añadir una fecha tope de la tarea… ayudarán a tu empresa a aumentar su productividad. 

Los supervisores podrán estar al tanto de las tareas que están en curso actualmente y quién o quiénes están encargados de ellas. Todas estas herramientas aumentarán la efectividad del trabajo y permitirán un reparto más equitativo de las tareas. 

Herramientas de comunicación empresarial

Para empezar, podemos hablar de aquellas herramientas digitales que facilitan el trabajo en la red, y que son las más útiles a la hora de optar por el teletrabajo. Estas herramientas, además, son soluciones para la comunicación interna de cualquier empresa:

• Centralita virtual 

Una solución perfecta para gestionar y comunicar de forma correcta con todos los sectores y departamentos de tu empresa. Con la centralita virtual, puedes contar con más de un número de cabecera y todas las extensiones que quieras. Básicamente, puedes gestionar todas las comunicaciones tanto externas como internas de tu empresas: llamadas, mensajería o videoconferencia. 

Cuenta con funcionalidades como un chat interno para una comunicación instantánea entre los empleados, con posibilidad de que se llamen de forma interna o hagan videoconferencia. Lo más importante de una empresa son las personas que la forman, por lo que esta herramienta es básica para mantener una comunicación transparente y directa entre todos.

Además, las centralitas basadas en la tecnología WebRTC son fácilmente personalizables y se pueden agregar funcionalidades de forma rápida y eficaz, al trabajar directamente en la nube. 

• Software call center

Esta solución es perfecta para la comunicación externa de las empresas. Con un software de call center puedes gestionar la comunicación y las interacciones de los trabajadores con los clientes. Puedes analizar y distribuir todas las llamadas entrantes y salientes. Además, permite obtener un historial de llamadas detallado y las grabaciones de estas mismas. 

Puedes además agregar integraciones CRM (Customer Relationship Management) que sirven para recopilar y organizar todas las informaciones e interacciones que los agentes han tenido con los clientes. Esta integración es perfecta, por ejemplo, para que todos los agentes tengan acceso a la información de cualquier cliente, lo hayan atendido antes o no. Pueden saber su nombre, su número de teléfono o correo electrónico, el proceso de venta y cualquier información relevante para futuras interacciones. 

En el caso de un Call Center de WebRTC, se combina esta tecnología con el sistema ACD Cloud (Automatic Call Distributor) que será el encargado de distribuir las llamadas entrantes al agente disponible más adecuado. Es un sistema que funciona en tiempo real y de forma eficiente. Existen unos criterios previamente establecidos y el sistema distribuye las llamadas en función de estos.

Herramientas de marketing 

Ya sabemos todos que una empresa que quiere dar a conocer su marca debe tener presencia en redes sociales y páginas webs. Pero puedes llevarlo todo más allá, no simplemente tener cuentas creadas en instagram, linkedin o facebook. Veamos dos herramientas que te ayudan a gestionar y administrar correctamente las acciones del marketing de tu empresa:

• Mergo

Es muy frecuente para que clientes nuevos te conozcan o para lanzar una promoción de una nueva campaña, utilizar una estrategia de  email marketing. Para ello se crea una base de datos de contacto de los clientes y se utiliza una aplicación para lanzar los correos de una forma automatizada. 

Una de las más conocidas es Mergo. Esta herramienta es una extensión gratuita que se añade a las hojas de cálculo de google que hemos hablado antes, y simplemente copiando la lista de los emails, y programando el envío podremos implantar una estrategia de email marketing en nuestra empresa. Además tenemos muchas más opciones que elevarán el valor de nuestra campaña, como por ejemplo meter un link para darse de baja o la opción de enviar con un alias corporativo. 

• Google Analytics/Screaming Frog 

Las estrategias de marketing y comunicación son muy efectivas si se implementa de forma correcta. Algo imprescindible para la efectividad de las estrategias adoptadas en una empresa es saber qué errores estamos cometiendo y medir los resultados: 

• Para conocer los errores: Esta herramienta es perfecta para tener a la perfección el SEO on page. Al estar en continua actualización también es muy interesante para saber qué es lo que predomina en el algoritmo de Google en todo momento. 
• Para medir los resultados: La herramienta más conocida es Google Analytics. Podremos valorar si la estrategia de posicionamiento está siendo rentable y está funcionado, y ver los cambios que habría que hacer para mejorarla.  

Todas estas herramientas digitales pueden ayudarte a impulsar tu negocio en cualquier situación en la que estés, ya que son soluciones virtuales que te sirven tanto como empresa con un funcionamiento más tradicional, o como una empresa que haya optado por el teletrabajo. Una vez que sepas qué necesitas en tu empresa, solo te queda elegir las herramientas perfectas para ti.

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