Hace años tuve un jefe que decía… “Si no tienes nada que hacer… monta un reunión e invita a mucha gente, así parecerá que es importante”. Pues bien mirando… igual tenía razón.
En las empresas de tamaño pequeño, no suele haber reuniones, excepto para Navidad, que es donde se bebe cava (para champán no llega), se picotea algo y el jefe (o dueño) dejar salir un poco antes del trabajo.
Conforme las empresas van adquiriendo mayor tamaño, las reuniones se generalizan para tratar los temas importantes, donde acude la dirección y poco más. Si la empresa ya empieza a expandirse y a tener negocios importantes con otras empresas o socios, las reuniones se convierten en algo ‘imprescindible’ para mejorar las relaciones interdepartamentales, encontrar puntos de vista comunes, encontrar sinergias y tantas otras cosas. Son ya reuniones programadas cada cierto tiempo, donde se junta un número más o menos elevado de personas, hay un moderador, se levanta acta, hay acuerdos, propuestas…
Si coincide que además de las reuniones programadas te convocan a otras que van surgiendo con los temas del día a día, casi hay que plantearse el tener una reunión el lunes a primera hora para planificar las reuniones del resto de la semana.
Antes estas situaciones uno se pregunta ¿tanto tiempo se tiene libre para estar de reuniones?, ¿no se tiene nada mejor que hacer?
Si algunos de los lectores han asistido a este tipo de reuniones, seguramente en más de una ocasión habrá pensado “¿esto no se soluciona con una par de correos y dos llamadas de teléfono? ¿Qué hago yo aquí? ¿Por qué tienen que durar dos horas?….
A las personas que organizan reuniones a todas horas se les suele denominar ‘ladrones de tiempo’, por la sencilla razón de que nos están robando el tiempo necesario para poder realizar nuestras tareas y, con buenas maneras, hay que hacérselo saber.
No cabe duda de que algunas reuniones son necesarias; sirven para informar de determinados hechos, proyectos e incluso para motivar al personal (“sois el mejor equipo con el que puede contar esta empresa”, “sin vosotros estos no sería posible”…), pero a la hora de organizar una reunión tenemos que tener cuidado y pensar cuidadosamente en:
- A quién se convoca (qué se espera que la persona convocada aporte).
- Duración de la reunión (sin excederse en lo establecido).
- Orden del día claro, y concreto (con los temas a abordar y la documentación necesaria para que todos los asistentes puedan realizar sus aportaciones).
- Y por supuesto…puntualidad en el comienzo (nada de llegar 10 minutos tarde).
Lo dicho, reuniones sí, pero con conocimiento y moderación. En algunas grandes corporaciones americanas, las reuniones se celebran con un reloj encima de la mesa. Conociendo el coste/hora de cada una de las personas que asiste a la reunión y el beneficio económico que se puede obtener con la reunión, se sabe la duración máxima que debería tener. Si se excede el tiempo, la reunión se suspende en ese momento, de lo contrario se está perdiendo dinero. Quizás sea algo a tener presente.
Post publicado por: Ricardo Rodríguez
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