El jefe de proyectos es la figura bajo cuya responsabilidad recae el mayor peso del proyecto. Posee un papel fundamental en la planificación, ejecución y control del proyecto, y se encarga de impulsar, día a día, el avance del mismo mediante la toma de decisiones, con el fin de conseguir los objetivos establecidos. Se lleva las felicitaciones cuando todo finaliza según lo esperado, pero para llegar hasta ese punto, debe evitar una serie de errores muy comunes (que lamentablemente se comenten) a la hora de gestionar un proyecto.
Nosotros, aunque a veces nos cueste trabajo creerlo, planificamos, controlamos y ejecutamos proyectos continuamente. En algunos casos son pequeños proyectos, donde no intervienen muchos recursos. En otros, son proyectos de mayor envergadura. Algunas veces son proyectos particulares y en otras, son más generales.
De cualquier manera, hay errores que es mejor evitar con el fin de poder por concluido nuestro proyecto de manera satisfactoria. Veamos algunos de esos errores a evitar:
- No diseñar un calendario del proyecto correcto: Hay tareas que se olvidan u otras a las que no se les asigna el tiempo suficiente. Esto sucede cuando no se ha detallado suficientemente las tareas a acometer o cuando no se reflejan las relaciones entre ellas. Empezaremos a notar que el calendario no estaba bien definido cuando las tareas no se completen a tiempo o cuando los miembros del equipo de trabajo no sean conscientes de que debería estar trabajando en una tarea concreta.
La solución radica en diseñar el calendario de manera meticulosa, definir con claridad todas las tareas asignándoles el tiempo necesario para su ejecución, así como reflejar la dependencia entre ellas. Es una buena idea el revisar ese calendario con otros miembros del equipo y escuchar sus opiniones con el fin de no alejarnos de la realidad.
No comunicarse de manera clara con todos los implicados en el proyecto: El tener un plan de comunicaciones es esencial, sobre todo en proyectos grandes donde hay un número importante de participantes y posiblemente, repartidos por una amplia geografía. Lo mejor primero es identificar al público objetivo y definir qué es lo que van a necesitar de nosotros, con qué frecuencia y cómo se lo vamos a dar. El contenido a comunicar se debe trasladar con el menor número posible de palabras pero suficientes para evitar ambigüedades o malentendidos.
- El equipo no se entiende entre si: Es otro de los problemas o errores, el reunir en un mismo equipo a personas que no congenian entre ellas, ya sea por motivos personales o profesionales. El responsable debe darse cuenta de ello lo antes posible, con el fin de encontrar una solución factible para todos. Quizás sean magníficos profesionales, pero no se entienden a la hora de trabajar juntos. El separarlos en equipos diferentes donde cada miembro pueda realizar su trabajo sin interferir en el del otro, es una de las soluciones.
- Se intenta abarcar más de lo que se debería: Este error resulta demasiado común entre los jefes de proyectos. El deseo de “contentar al cliente” llega incluso a prometer imposibles, y esta es una de la razones por las que con frecuencia los proyectos fracasan. Algunos se comprometen a hacer mucho más de lo que es prudente para comprobar, posteriormente, que no se puede cumplir con lo prometido o bien que lo que se ejecuta se realiza sin calidad y a destiempo. Al final se llega a una situación donde se ha sobrepasado el alcance del proyecto, el equipo es insuficiente, el plazo se agota, el presupuesto se sobrepasa…
- No se realizan todas las pruebas necesarias: De poco sirve que se siga el plan de proyecto de manera rigurosa si a la hora de realizar las pruebas estás se hacen sin control de calidad o simplemente, se omiten, posiblemente porque se ha dedicado demasiado tiempo a las tareas previas y el tiempo se agota. A veces se intenta solventar esta situación asignando más recursos pero en ocasiones, simplemente, no se prueba el producto final todo lo que se debiera y es el cliente el que al final sufre las consecuencias.
- No se realiza la gestión adecuada: El jefe del proyecto no es un mero coordinador. Gestionar un proyecto significa dirigir y tomar decisiones no siempre agradables. En cierto modo es el ‘capitán del barco’ Si no se lleva a cabo esta gestión de manera clara y determinante, el barco zozobrará o al menos, no navegará por aguas tranquilas.
Estos son algunos de los muchos errores en que puede caer un jefe de proyecto, pero no identificar riesgos, no adquirir los recursos adecuados, seguir adelante sin comprender claramente los objetivos, etc. son otros de los muchos errores que se viven cuando se participa en proyectos empresariales. ¡Cuidado con ellos!
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Ricardo Torres
11 enero, 2015 at 11:59 pmEstos son unos de los pocos errores y mas simples en los cuales pueden caer los Jefes de Proyectos, hay unos que son mas graves y prejudiciales para el equipo, como por ejemplo, no soltar la palabra “como vamos” de sus bocas , parece que no supieran decir nada mas, en lugar de decir en que le ayuda?, que dudas tiene?, como lo resolvemos? , un error común es fastidiar al equipo a mitad de proyecto con demasiadas presiones, y pocos aportes, un Jefe de Proyecto, debe ser técnicamente bueno, tal vez no lo sabrá todo, pero dará ejemplo de a donde ir, no impulsar al equipo solo con presiones vanas , que acaban con crear malestar en los participantes.
Otro error común es crear favoritismos entre uno y otro desarrollador, esto es prejudicial, crea divisiones y no beneficia al proyecto.
Demasiadas reuniones presenciales, actualmente los desarrolladores son peronas autonomas con capacidad de autogestión, cuando un Jefe de Proyecto desconoce esto, cree que si ve al desarrollador todo el dia sentado frente a un computador, cree que hay avance, y a veces , esta lejos de la realidad.
Gracias,